Última actualización: 1 de septiembre de 2026
Proveedor: Hilo Tools Inc., sociedad constituida bajo las leyes del Estado de Delaware, Estados Unidos de América, identificada con EIN 41-4383213, con domicilio en 1075 NE 88 Street, Miami FL 3313 (el "Proveedor").
Servicio: Bitacore, plataforma de registro digital de labores de aseo y mantenimiento de instalaciones (el "Servicio").
Versión: 1.0 Vigente desde: 1 Septiembre 2026
Aviso: al aceptar estos Términos y Condiciones el Suscriptor declara haberlos leído, entendido y aceptado en su totalidad. Si no está de acuerdo, no debe registrarse ni utilizar el Servicio.
Para efectos de estos Términos y Condiciones (los "Términos"), los siguientes términos tendrán el significado que se indica:
Servicio: la plataforma Bitacore, accesible de forma remota, mediante la cual el Suscriptor registra, consulta y reporta labores de aseo y mantenimiento.
Suscriptor: la persona jurídica que acepta estos Términos y contrata el Servicio para uso profesional.
Cuenta: el espacio de administración habilitado al Suscriptor para gestionar su uso del Servicio.
Plan: el conjunto de funcionalidades, capacidades y precio al que se suscribe el Suscriptor.
Zona: cada espacio físico identificado por el Suscriptor dentro del Servicio para el registro de labores.
Operario: la persona natural autorizada por el Suscriptor para registrar labores a través del Servicio.
Registro: cada anotación de labor generada a través del Servicio.
Datos del Suscriptor: la información cargada, generada o registrada por el Suscriptor o sus Operarios a través del Servicio.
Suscripción: la relación de acceso recurrente al Servicio bajo un Plan.
2.1. Estos Términos constituyen un acuerdo vinculante entre el Proveedor y el Suscriptor.
2.2. La aceptación se realiza por medios electrónicos, mediante la marcación de la casilla de aceptación o el uso del Servicio. El Proveedor conservará registro de la aceptación, incluyendo dirección IP, fecha, hora y versión aceptada.
2.3. La persona que acepta estos Términos declara contar con facultades suficientes para obligar al Suscriptor.
3.1. El Servicio está dirigido exclusivamente a personas jurídicas que lo contratan para fines relacionados con su actividad profesional o empresarial.
3.2. El Servicio no está dirigido a consumidores. El Suscriptor declara que actúa en el marco de su actividad económica y no como consumidor final.
4.1. El Suscriptor es responsable de la veracidad de la información suministrada al registrarse.
4.2. El Suscriptor es responsable de la custodia de las credenciales de acceso y de toda actividad realizada a través de su Cuenta.
4.3. El Suscriptor gestiona directamente la vinculación y desvinculación de sus Operarios.
4.4. El Suscriptor deberá notificar al Proveedor cualquier uso no autorizado de su Cuenta tan pronto tenga conocimiento del mismo.
5.1. El Servicio se presta íntegramente desde fuera del territorio colombiano, sobre infraestructura tecnológica del Proveedor.
5.2. El acceso al Servicio se realiza de forma remota, a través de interfaces web y de mensajería (incluyendo WhatsApp), bajo demanda del Suscriptor y sus Operarios.
5.3. El aprovisionamiento del Servicio es automático. La capacidad se ajusta de forma elástica y el uso es medible.
5.4. El Servicio se presta mediante procesos automatizados, sin intervención de personal del Proveedor en la prestación al Suscriptor.
(i) no comprende la entrega, instalación, despliegue ni transferencia de software al entorno tecnológico del Suscriptor;
(ii) no otorga al Suscriptor licencia de uso de software; el Suscriptor contrata acceso a un servicio;
(iii) no comprende consultoría, asesoría, capacitación, servicio técnico ni asistencia técnica;
(iv) no implica la aplicación por parte del Proveedor de conocimientos especializados en beneficio particular del Suscriptor.
6.1. El Servicio permite, según el Plan contratado: la generación de códigos de acceso por Zona, el registro de labores por parte de Operarios a través de mensajería, la consulta de Registros en un panel de administración y la generación de reportes.
6.2. Las funcionalidades disponibles son las correspondientes al Plan vigente en cada momento.
7.1. El Suscriptor crea y administra sus Zonas, genera sus códigos de acceso, vincula a sus Operarios y configura su Cuenta de forma autónoma a través del panel de administración.
7.2. El Proveedor pone a disposición documentación y materiales de autoservicio para la activación y uso del Servicio.
8.1. El Suscriptor puede configurar, desde el panel de administración, elementos de presentación tales como su logotipo, colores y denominación.
8.2. Dicha personalización es realizada por el propio Suscriptor y no constituye desarrollo, adaptación ni configuración a cargo del Proveedor.
9.1. El Proveedor podrá modificar, ampliar, mejorar o descontinuar funcionalidades del Servicio a su entera discreción.
9.2. Las mejoras que el Proveedor decida implementar quedarán disponibles para todos los suscriptores del Plan correspondiente.
9.3. El Suscriptor podrá sugerir funcionalidades. Dichas sugerencias no generan para el Proveedor obligación de desarrollo alguna, ni otorgan al Suscriptor derecho exclusivo sobre lo que eventualmente se desarrolle.
9.4. El Servicio se presta en el estado y con las funcionalidades disponibles en cada momento.
10.1. El Proveedor procurará mantener el Servicio disponible de manera continua, sin que el Plan estándar comprenda niveles de servicio garantizados con penalidades.
10.2. El Proveedor podrá realizar mantenimientos, actualizaciones y suspensiones temporales del Servicio, procurando reducir su impacto y, cuando sea razonablemente posible, informar previamente al Suscriptor.
11.1. El Suscriptor contrata el Servicio bajo el Plan y el número de Zonas que seleccione.
11.2. Los Planes disponibles, sus capacidades y sus precios son los publicados por el Proveedor en el sitio del Servicio y/o en el panel de administración, expresados en dólares de los Estados Unidos de América (USD). El Proveedor podrá actualizar los Planes y precios conforme a la cláusula 27; los cambios de precio no afectarán el periodo ya pagado.
11.3. La modificación del Plan o del número de Zonas surtirá efecto conforme a lo dispuesto en el panel de administración, aplicándose el ajuste de precio a partir del siguiente periodo de facturación.
12.1. Los precios del Servicio se expresan y se cobran en dólares de los Estados Unidos de América (USD).
12.2. Los precios vigentes son los publicados por el Proveedor para el Plan contratado al momento de la contratación o renovación.
12.3. Los eventuales costos de conversión de moneda, comisiones bancarias o de la pasarela de pago aplicables al medio de pago del Suscriptor serán asumidos por este.
13.1. El pago del Servicio se realiza a través de la pasarela de pagos Stripe.
13.2. El Suscriptor autoriza el cargo automático y recurrente del valor de la Suscripción al medio de pago registrado, con la periodicidad correspondiente al Plan.
13.3. La Suscripción se renueva automáticamente por periodos sucesivos iguales, salvo cancelación conforme a estos Términos.
13.4. El Suscriptor es responsable de mantener actualizado y vigente su medio de pago. El rechazo del cargo faculta al Proveedor para aplicar lo previsto en la cláusula 14.
14.1. El no pago del valor de la Suscripción faculta al Proveedor para suspender el acceso al Servicio, previa comunicación al Suscriptor.
14.2. La reactivación se realizará una vez regularizado el pago pendiente.
14.3. La suspensión no exime al Suscriptor de las obligaciones causadas con anterioridad a la misma.
15.1. Los precios se expresan de forma neta y no incluyen los tributos que resulten aplicables en la jurisdicción del Suscriptor. Cada parte asumirá los tributos que le correspondan conforme a la ley aplicable.
15.2. Para efectos de la determinación tributaria que corresponda al Suscriptor, se deja constancia de que el Servicio: (i) se presta íntegramente desde fuera del territorio colombiano; (ii) se presta mediante procesos automatizados, sin intervención de personal del Proveedor; (iii) no comprende la entrega ni el licenciamiento de software; y (iv) no comprende consultoría, servicio técnico ni asistencia técnica.
15.3. El Proveedor pondrá a disposición del Suscriptor: (i) su identificación tributaria en su país de origen (EIN); (ii) el autodiagnóstico de servicios de computación en la nube; y (iii) la información necesaria para que el Suscriptor genere los soportes que su régimen le exija. El Proveedor deja constancia de que no es sujeto obligado a expedir factura electrónica de venta en Colombia.
15.4. En caso de que el Suscriptor esté legalmente obligado a practicar retención en la fuente sobre los pagos derivados de estos Términos, el valor a pagar se incrementará de manera que el Proveedor perciba la suma neta pactada. En tal caso, el Suscriptor entregará al Proveedor el respectivo certificado de retención dentro de los plazos legales.
16.1. El Proveedor, en su condición de no residente y no obligado a expedir factura electrónica en Colombia, suministrará la información requerida para que el Suscriptor genere el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta, conforme a la normativa colombiana aplicable.
16.2. Los comprobantes de pago generados por la pasarela Stripe estarán disponibles para el Suscriptor.
17.1. Los Datos del Suscriptor son de su propiedad.
17.2. El Proveedor utiliza los Datos del Suscriptor con la única finalidad de prestar el Servicio.
17.3. El Suscriptor podrá exportar sus Datos en los formatos que el Servicio disponga.
18.1. El tratamiento de datos personales se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas colombianas aplicables, así como por la Política de Privacidad del Proveedor, que forma parte integral de estos Términos.
18.2. El Suscriptor actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos personales de sus Operarios y demás titulares que incorpore al Servicio. El Proveedor actúa como encargado del tratamiento, siguiendo las instrucciones del Suscriptor.
18.3. El Suscriptor garantiza contar con las autorizaciones necesarias de los titulares cuyos datos incorpore al Servicio.
18.4. La prestación del Servicio implica la transmisión y transferencia internacional de datos, en los términos de la Política de Privacidad.
19.1. Los Registros generados por los Operarios se soportan en mecanismos de firma electrónica conforme a la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012.
19.2. El Suscriptor reconoce la validez y fuerza probatoria de los Registros así generados.
20.1. Cada parte se obliga a mantener la confidencialidad de la información no pública de la otra a la que acceda con ocasión de estos Términos, y a utilizarla únicamente para los fines de la relación contractual.
20.2. Esta obligación subsiste durante la vigencia de la Suscripción y por tres (3) años posteriores a su terminación.
20.3. No se considera información confidencial aquella que sea de dominio público sin culpa de la parte receptora, la que deba revelarse por mandato de autoridad competente, o la que la parte receptora poseyera legítimamente con anterioridad.
21.1. El Proveedor aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger la información gestionada a través del Servicio.
21.2. Ninguna medida de seguridad garantiza protección absoluta; el Suscriptor reconoce este hecho.
22.1. Todos los derechos de propiedad intelectual sobre el Servicio, el software subyacente y sus componentes son de titularidad exclusiva del Proveedor.
22.2. El Suscriptor no adquiere derecho alguno sobre el software del Servicio, ni sobre las funcionalidades o desarrollos que resulten de sus sugerencias.
22.3. El uso del Servicio no transfiere al Suscriptor ningún derecho de propiedad intelectual.
23.1. El Suscriptor se obliga a utilizar el Servicio conforme a la ley y a estos Términos.
23.2. Queda prohibido: (i) acceder o intentar acceder de forma no autorizada al Servicio; (ii) interferir con su funcionamiento o seguridad; (iii) utilizarlo para fines ilícitos; (iv) revender, sublicenciar o ceder el acceso sin autorización del Proveedor; (v) realizar ingeniería inversa sobre el Servicio.
24.1. El Servicio se presta "tal cual" y "según disponibilidad".
24.2. Los Registros constituyen un insumo de gestión del Suscriptor y no constituyen certificación del Proveedor sobre el cumplimiento del Suscriptor frente a terceros.
24.3. El Proveedor no garantiza que el Servicio esté libre de interrupciones o errores, ni que se ajuste a fines particulares no previstos en estos Términos.
25.1. En la máxima medida permitida por la ley, la responsabilidad total del Proveedor derivada de estos Términos no excederá el valor efectivamente pagado por el Suscriptor durante los doce (12) meses anteriores al hecho que origine la reclamación.
25.2. El Proveedor no será responsable por daños indirectos, lucro cesante ni pérdida de datos, salvo dolo o culpa grave.
25.3. Nada en esta cláusula limita responsabilidades que por ley no admitan limitación.
26.1. Estos Términos rigen mientras el Suscriptor mantenga una Suscripción activa.
26.2. El Suscriptor podrá cancelar su Suscripción conforme al procedimiento dispuesto en el panel de administración; la cancelación surte efecto al final del periodo pagado, sin derecho a reembolso del periodo en curso salvo disposición legal imperativa en contrario.
26.3. El Proveedor podrá terminar la relación en caso de incumplimiento del Suscriptor, previa comunicación, o de forma inmediata en caso de uso ilícito del Servicio.
26.4. Terminada la Suscripción, el Suscriptor podrá exportar sus Datos durante un plazo de treinta (30) días calendario, transcurrido el cual el Proveedor podrá eliminarlos, salvo obligación legal de conservación.
27.1. El Proveedor podrá modificar estos Términos. Las modificaciones se comunicarán al Suscriptor con una antelación no menor a quince (15) días calendario a su entrada en vigencia.
27.2. El uso continuado del Servicio con posterioridad a la entrada en vigencia de una nueva versión constituye aceptación de la misma. Si el Suscriptor no está de acuerdo, podrá cancelar su Suscripción conforme a la cláusula 26.
28.1. Cesión. El Suscriptor no podrá ceder su posición contractual sin autorización previa y escrita del Proveedor. El Proveedor podrá ceder estos Términos en el marco de una reorganización empresarial, fusión o venta de activos, informando al Suscriptor.
28.2. Subcontratación. El Proveedor podrá apoyarse en terceros proveedores para la prestación del Servicio, manteniendo su responsabilidad frente al Suscriptor en los términos aquí pactados.
28.3. Fuerza mayor. Ninguna parte será responsable por incumplimientos derivados de causas de fuerza mayor o caso fortuito debidamente acreditadas.
28.4. Divisibilidad. La nulidad o ineficacia de una cláusula no afectará la validez de las demás, que conservarán su fuerza vinculante.
28.5. Renuncia. La tolerancia de una parte frente al incumplimiento de la otra no constituye renuncia a sus derechos.
28.6. Integridad. Estos Términos, junto con la Política de Privacidad y los Planes contratados, constituyen el acuerdo íntegro entre las partes respecto de su objeto y sustituyen cualquier acuerdo previo.
29.1. Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia.
29.2. Las controversias que no puedan resolverse de común acuerdo se someterán a los jueces competentes de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, sin perjuicio de los mecanismos de protección que la ley imperativa reconozca al Suscriptor.
30.2. Las comunicaciones al Suscriptor se dirigirán a la dirección de correo electrónico registrada en su Cuenta.