Última actualización: 23 de junio de 2026
Esta política rige el tratamiento de los datos personales que bitácore (en adelante, “la Plataforma”), operada por [Razón social del responsable], NIT [NIT], realiza en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes de la República de Colombia.
Responsable: [Razón social], NIT [NIT], domicilio en Colombia. Canal de atención al titular: privacidad@bitacore.tech.
La Plataforma trata datos de dos grupos: (a) usuarios administradores/gerentes (nombre, correo, teléfono, datos de la empresa) y (b) operarios de aseo (nombre, número de cédula, número de teléfono/WhatsApp, y las fotografías y registros de las limpiezas que realizan). También procesamos datos técnicos de uso (logs, identificadores de sesión).
Los datos se usan para: prestar el servicio de bitácora digital de aseo; identificar al operario que ejecuta cada limpieza; generar reportes y soportes de cumplimiento para la empresa cliente; enviar notificaciones operativas por WhatsApp y correo; facturar el servicio; y cumplir obligaciones legales.
El tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del titular. La empresa cliente, como responsable de su personal, debe recabar y conservar la autorización de cada operario antes de registrarlo en la Plataforma. El primer mensaje del operario por WhatsApp (opt-in) constituye una manifestación adicional de su voluntad de usar el canal.
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581, el titular puede: conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado del uso dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC); revocar la autorización y solicitar la supresión cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; y acceder de forma gratuita a ellos.
Las consultas y reclamos se atienden a través de privacidad@bitacore.tech. Las consultas se resuelven en máximo diez (10) días hábiles y los reclamos en máximo quince (15) días hábiles, según los artículos 14 y 15 de la Ley 1581.
Para operar, la Plataforma se apoya en proveedores que actúan como encargados del tratamiento: Supabase (base de datos y almacenamiento), Vercel (hosting), 360dialog (mensajería WhatsApp), Resend (correo), Google Drive (entrega de archivos al proveedor de impresión), Stripe (pagos) y Google Analytics (estadísticas de uso). Algunos almacenan datos fuera de Colombia bajo estándares adecuados de seguridad.
Google Analytics usa cookies propias del navegador para contar visitas y entender qué secciones se usan. No recibe tu nombre, tu cédula ni el contenido de tus bitácoras, y no se carga en las páginas que se abren desde un enlace personal —el QR de una zona, una invitación o una firma—. Puedes bloquearlo desde tu navegador sin perder ninguna función de la Plataforma.
Evidencia compartida con el cliente final. Una empresa que presta servicios de aseo puede autorizar a su propio cliente —el dueño o administrador del edificio donde se limpia— a consultar la evidencia de las zonas que le corresponden: fecha y hora de la limpieza, protocolo aplicado, fotografías y firma de conformidad, y el nombre de pila de quien la realizó. Esa autorización la concede la empresa prestadora, sede por sede o zona por zona, y puede retirarla cuando quiera. El cliente final no accede a la ubicación en tiempo real del personal, a sus horarios de entrada y salida, ni a su cédula o teléfono: son datos laborales que no salen de la empresa que presta el servicio. Las fotografías se le muestran mediante enlaces temporales que caducan a los cinco minutos.
Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables (control de acceso por roles, cifrado en tránsito, aislamiento por empresa mediante seguridad a nivel de fila). Los datos se conservan mientras exista la relación con la empresa cliente y por los plazos legales aplicables; luego se suprimen o anonimizan.
Esta política rige desde su publicación y puede actualizarse. Los cambios sustanciales se comunicarán por los canales habituales de la Plataforma.